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[其他] 编辑回复信应该这样写才行

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发表于 2018-9-5 10:06 | 显示全部楼层 |阅读模式

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一篇文章能不能接收,与如何回复审稿人有着极为重要的关系。好的回复是文章接收的重要砝码,而不恰当的回复轻则可能导致再次修改,从而拖延发稿时间;重则导致文章被拒,前功尽弃。那么如何进行精简全面的回复审稿人呢,请您往下看:
1:回复信开头
(1)若给我们的修回邮件中有主编名字则要写上其名字:Dear Dr. **,以示尊重;若没有编辑个人信息则可以写为:Dear editor等。
(2)文章编号即文章的ID,要与邮件中显示的编号一致,也可以去投稿系统中查找。因为编辑每天要处理许多稿件,回复信中这样写可以让编辑和审稿人清楚的知道我们是哪篇文章,正所谓与人方便,与己方便。
(3)回复信开头一般要先说明稿件中如何进行的修改,例如在文中以加粗,红色字或者MS模式修订等标亮;然后感谢审稿人及编辑的审阅及评价;另外,还需要在该部分体现出文章题目(最好加粗或者斜体等方式标亮);最后是客套话,如我们还想继续提交到您的****杂志,希望您再帮忙审阅等等。 要注意语言一定表达中肯、谦逊,语言流畅。
2. 接下来,就可以对审稿人的意见一一回复,主要包括各审稿人的各个问题,还有我们的一一感谢,及修改方式。这里,需要注意的是:
(1)能够清楚的区分不同审稿人之间的意见、一个审稿人不同的 comment;
(2)每一条意见回复前最好先对审稿人表示感谢,礼多人不怪,为了顺利发表,多写几个字又何妨呢;
(3)能准确完整的补充审稿人提出的要求;不能补充的资料能够引用文献充分的论证,有理有据;
(4)详细的列出修改的内容;
(5)语气委婉,谦逊;
(6)能够随机应变,回复审稿人的意见最好恰到好处。
3. 第三部分就是信件的结束语。这里无非还是再次感谢,最后就是Your sincerely及通讯作者的署名了。
文章初稿投递到杂志社后,根据杂志社的审稿意见,我们要对文章进行修改,并回复编辑和审稿人。这个时候千万不要以为文章的接收概率很大,草草了事即可。相反,由于作者修改不认真,态度不端正,或者没有掌握合适的回复技巧,往往功亏一篑。那么在回复编辑来信的时候,我们应该把握什么原则呢?
1.感谢到底原则。对于审稿人的意见,不论对错,都要先表示感谢及肯定。俗话说,“礼多人不怪”,先把礼数做足了,再来与审稿人讨论comments的对错。回复信开头、回复信正文,信件最后结束语都要体现出我们的感恩之心,一谢到底。另外,有个铁一样的原则是:编辑们的意见要百分百的遵守并执行,没有讨价还价的余地。
2. 毛举缕析原则。具体说来就是要达到:审稿人不需要看修改稿,只需看回复信即可清楚了解作者几乎所有的修改,包括修改后的图、表、加入的参考文献,每个修改的前后句子及其所属的页、段及行数。如果关于文字修改太多,我们无法在回复信中一一展示时,也要举几个改动大的例子。
  3.一条不少原则。所有问题必须逐条认认真真回答。Point-by-point,one by one。即使两个审稿人的意见是重复的也要分别回答,详细具体。各审稿人的问题和我们的回复要显著区分开。凡是缺点我们都要逐个改正,凡是夸奖,我们都要一一感谢。

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