医院文书档案管理中存在的问题

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医院文书档案管理中存在的问题

管理制度不够健全完善。部分医院的领导认为档案管工作不会产生直接的经济效益，认识不到其重要性，忽视了对这方面的建设，致使相关制度得不到有效完善，工作无法可依、无章可循，难以展开。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及的内容较广、要求较高，需要的沟通交流和相 互协作配合较多。 但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门之间的工作不能有效配合，医院文书档案管理的质量和效率得不到提高。

文书档案工作人员的专业性不够强。一是医院长时间不给档案工作人员提供培训的机会，让他们继续学习和更新档案管理知识； 二是不能保持工作人员的相对稳定， 调动频繁；三是工作人员少，不适应文书档 案工作的需要； 四是工作人员业务素质不 高，责任心不强，对自身工作质量要求不严 格， 对各类归档文件材料收集不齐全完整。这些问题，导致文书档案管理工作的质量和 效率无法得到提升和创新。例如有的医院档 案室设在医院办公室下属，院办文书处理人员不具有基本的文书档案管理素质，在接收 文件的过程中不注意对原始文件的追踪，容 易造成文件收集遗漏缺失，致使交至档案室 归档时的文件无法保持完整，到需要查阅相 关资料时查找不到，给医院其他工作带来不良影响。

经费投入不到位。医院档案工作尤其是文书档案工作需要适量的资金投入，但很多单位领导对此并不重视，该配备的扫描仪、打印机和计算机等设备没有配备或配备不齐全，档案库房不达标，影响了文书档案 信息化建设工作开展。

信息化建设力度不够。目前，很多医院重视将信息技术应用于医院的服务方面，不重视其在档案管理及至文书档案管理上的应用，使得档案管理的信息化建设滞后。另外，虽然部分医院已将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺对文书档案和信息技术皆精通的档案人才，很难满足实际工作的需要。

PDCA 循环

PDCA 循环是管理学专家戴明提出的著名理论，指的是计划、执行、检查和处理等工作的循环过程。在管理活动中，PDCA 循环的应用普遍起到提高管理质量和效益的作用。作为全面质量管理体系运转的基本方法，正确运用 PDCA 循环要做到三点，一是四个阶段一个也不能少，即 Plan（计划）、Do （执行）、Check（检查）和 Action（处理）缺一不可。二是每个 PDCA 循环并不是简单的重复运转，而是一个螺旋上升的循环。每循环一次就解决了一些问题，未解决的问题进入下一个循环。三是大环套小环，在某一阶段 也会存在制定计划、执行计划、检查计划的实施进度和处理的小PDCA循环。运用 PDCA 循环解决存在问题的对策如下：

1.P（ Plan）计划阶段。 P 阶段是质量目标和方针的计划制定阶段。这一阶段的目的是 将医院在各项活动中形成的具有保存价值 的文件，集中保管并综合利用，发挥文书档案在医院管理工作中的最大作用，促进医疗质量的提高和文化水平的进步。根据档案室的工作安排与实际，文书档案归档通常以年度作为归档周期，因此可以以一年周期来制定计划。 一是需要成立档案管理小组，如有人员变动应及时进行调整。二是档案室负责人请示院领导，通过班子会同意后，完善各项档案管理制度，提出当年的档案人才培 养、信息化建设、需要资金和需要添置的档 案设备等计划方案。三是年初做好年度归档计划，确定归档范围（一般包括医院会议记录纪要、职工代表大会资料、合同协议、工作计划、年度总结、任命书、统计上报资料、发 展规划等重要内容）。

2.D（ Do）执行阶段。 D 阶段是对 P 阶段的计划进行具体执行实施的过程。（ 1）完成 年度计划。在医院档案管理小组的领导下，要求档案室工作人员认真执行计划，并定期将执行情况向主管领导汇报。一是文书档案 资料及时进行年度归档、及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐，严防丢失。 二是工作人员在收集文书档案的过程中要增强责任感和使命感，耐 心细致，坚持科学的管理导向，认真学习熟 悉各项档案管理制度，严格按照制度进行管理。 坚决不将手续不完整和不齐全、不真实和有疑问的材料归入文书档案中。（ 2）文书档案信息化建设。医院应配备计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件等文书档案需要的设备，要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，不能只将信息技术应用于医院的服务方面，还要在文书档案管理的各方面灵活运用。（ 3）文书档案人才队伍建设。注重对在岗档案工作人员的业务培训；医院在安排新入职的文书档案管理人员时，应当更引进注重专业对口，学习能力强，信息化水平高的复合型人才。

3.C 阶段（ Check）检查阶段。C 阶段是对 D 执行阶段工作完成情况的监督检查的过程。 在这一阶段，医院档案管理小组可以一 个月或一个季度进行文书档案管理质量检查，对照 P 阶段所制定的年度计划方案，检查其实施完成情况。检查的内容一般包括哪些计划完成了，哪些没完成，完成的效果如何。再将执行过程中出现的问题进行及时汇总，对各项文书档案制度及时进行修订，发现偏差及时纠正，把问题在产生初期解决，以免产生不良后果。可以针对薄弱环节进行抽查。 文书档案管理人员根据年度计划，进行定期或不定期的自查。

4.A（Action）处理阶段。A 阶段是对 C 阶 段的检查结果进行分析，采取可行性改进措 施的过程。

（1）整改文书档案处理过程中存在问题。 文书档案处理过程中存在的错误、错漏及拖延现象，应及时进行分析总结，找 出成绩和不足，针对发现的问题，找出原因， 提出改进意见限期整改， 制定整改流程，改进日常归档管理工作。

（2）逐步实现医院文书档案信息的数字化。医院要投入相应的建设经费，配置工作需要的设备，并通过扫描、 照片等方式将纸质档案转化为数字档案，提高文书档案的利用率。在文书档案信息化建设过程中，要注意遵循安全性原则。 医院档案管理人员要树立安全保密意识，熟悉相应 的法律法规；与信息管理部门配合，建立医 院文书档案数据恢复备份的机制，及时进行数据更新；医院档案内部局域网不能与外网连接；制定网络信息维护的相关管理制度办法，确保文书档案管理系统的可控性和安全性。

（3）培训和再教育。医院对文书档案工作人员的档案工作水平进行培训和再教育，尤其要加强文书档案信息能力的培训。采用集中学习与自学、 定期与不定期相结合的方式，可以选派工作人员去参加国家及省市县的各类培训，也可以由医院档案部门定期对工作人员进行集中培训。促进档案***对文书档案信息化管理的认识，促进员工学习目前工作及未来工作所需的知识和能力。把档案人才的培养列入医院人才培养方案并真正落实。医院档案管理小组在年底对档案工作人员进行专业知识的考核。 另外，对于部分医院档案室归属于医院办公室，院办公室人员的文书档案水平不高的问题，应该对其收发文件的工作人员也进行文书档案管理培训， 在文件收集的初期就严格把关，避免出现疏漏。

（4）召开考评分析会。定期进行文书档案管理考评分析会，医院档案工作小组针对检查结果进行分析、 讨论和总结，将考评结果汇总上报院领导，听取工作人员对各项工作的意见和建议，同时将质量改进的措施和成效、下一步的建议一同上报。

（5）重要的两点。 一是对错误进行整改，对好的制度继续保留，归纳到相关制度中，做到文书档案管理质量的标准化;二是将遗留问题转入下一循环，继续寻求解决方法。这样，在每一次 PDCA 循环中解决一批问题，医院文书档案的管理水平就会不断提高。

总结

以上是运用 PDCA 循环对医院文书档案管理做的浅要分析，但是如前文所提到的，在 PDCA 循环里，大环里可以套进小环。针对文书档案处理某一特定环节也可用 PDCA 循环来分析。如对于合同文件、会议记录这类的文书档案。也可以运用于科研、基建、照片等其他档案管理及档案室的总体管理工作当中。

作者：黎秀雯   来源：兰台世界